Por qué se vence la mercancía en un almacén
Casi nunca se vence por mala suerte. Se vence porque nadie la estaba mirando. Una tarima de producto con caducidad llega, se acomoda al fondo del rack, llegan lotes más nuevos y, meses después, alguien descubre que las cajas del fondo ya pasaron su fecha. Para entonces el producto no se puede vender, el cliente pregunta quién lo dejó vencer y en el almacén nadie tiene la evidencia de qué pasó.
El problema es doble: el costo de la merma y el costo de no poder demostrar que el almacén hizo su parte.
Cuatro errores que dejan vencer la mercancía
- La fecha vive en la caja, no en el sistema. Si la caducidad solo se puede leer a simple vista, solo se revisa cuando alguien tiene tiempo de pararse frente al rack.
- Lotes mezclados. Dos lotes del mismo producto en la misma posición, sin distinguirse en el inventario. El más viejo queda enterrado debajo del más nuevo.
- Salida por conveniencia, no por fecha. Se surte lo que está más a la mano y no lo que vence primero (el criterio conocido como PEPS o FEFO, según se rote por entrada o por caducidad).
- Lo vencido se sigue contando como disponible. El inventario dice que hay 500 piezas y, de esas, 70 ya no se pueden entregar. El error aparece hasta que alguien arma el pedido.
Qué debe hacer un WMS bien hecho
1. Capturar lote y caducidad desde la recepción
La fecha se registra una sola vez, cuando la mercancía entra, y viaja con ella: el producto se identifica por su etiqueta, y el lote y la caducidad quedan ligados a cada caja y a cada tarima. Si el dato no se captura al recibir, después ya no hay quién lo reconstruya.
2. Avisar antes, no después
Lo útil no es enterarse de que ya venció, sino de que va a vencer. Un buen sistema muestra en el inicio una lista de la mercancía que necesita atención, con filtros por fecha de caducidad, para que el supervisor pueda mover primero lo que vence primero.
3. Separar lo vencido de lo disponible en automático
El día que un lote pasa su fecha, deja de contar como inventario disponible y deja de aparecer como opción al armar una salida. Nadie tiene que acordarse de apartarlo y nadie puede surtirlo por error.
4. Dejar que el dueño de la mercancía decida
Cuando algo vence, el almacén no es quien decide su destino: la mercancía es del cliente. El sistema debe permitir tres caminos claros, cada uno con su rastro:
- Decidir: el cliente autoriza qué hacer con ella.
- Desechar: con foto y acta, para que nadie dude de que se destruyó lo que se dijo que se destruiría.
- Reetiquetar: si el fabricante corrigió la fecha, se registra la fecha corregida y queda constancia de quién y cuándo la cambió.
Lo mismo pasa con lo que nadie recoge
Hay una versión parecida del problema en la salida: pedidos ya preparados, esperando en el andén, que el cliente no pasa a recoger. Mientras no se vean, ocupan espacio y generan dudas de facturación. La solución sigue la misma lógica: que el sistema muestre el plazo de retiro, avise cuando se pasa y diga a quién le toca decidir si se reprograma o se anota que no se retiró.
Checklist para revisar tu almacén esta semana
- ¿Puedes ver la caducidad de cada lote sin abrir una caja?
- ¿El sistema te impide surtir un lote vencido?
- ¿Sabes hoy cuánta mercancía vence en los próximos 30 días?
- ¿Cada merma o desecho tiene foto, fecha y responsable?
- ¿Tu cliente puede ver y autorizar lo que se hace con su producto?
Si respondiste que no a dos o más, el riesgo ya está en tu bodega, solo que todavía no tiene fecha.
¿Por dónde empezar?
No hace falta cambiar todo de golpe. Empieza por los productos con caducidad: captura lote y fecha desde la recepción, separa lo vencido del inventario disponible y arma una lista semanal de lo que vence pronto. Con eso ya evitas la mayor parte de la merma. Si quieres revisar cómo se vería en tu operación, nosotros te ayudamos a decidir si conviene ordenar el proceso actual o dar el salto a un WMS.